Tổng quan

Trước khi mời những nhân viên đã sử dụng ChatGPT, hãy xác nhận tài khoản mà họ sẽ sử dụng và giải thích các yêu cầu đăng nhập của không gian làm việc của bạn. Xem xét bất kỳ lựa chọn di chuyển nào với họ để họ hiểu những gì sẽ xảy ra với nội dung cá nhân, các đăng ký và quyền truy cập của họ.

Kiểm tra các tài khoản hiện có trước khi gửi lời mời

Hỏi xem nhân viên đã sử dụng tài khoản ChatGPT cá nhân, Plus hay Pro với địa chỉ email công ty của họ chưa. Xác nhận địa chỉ email nhận lời mời chính xác và không gian làm việc công ty dự định.

Nhân viên nên chấp nhận lời mời và đăng nhập bằng cùng địa chỉ email đó. Tạo một tài khoản thay thế hoặc sử dụng địa chỉ khác có thể khiến không gian làm việc dự kiến hoặc lịch sử hiện có bị mất.

Nếu thiếu lời mời, hãy yêu cầu chủ sở hữu không gian làm việc kiểm tra các lời mời đang chờ và chọnGửi lại lời mời, nếu có. Lời mời được quản lý bởi đồng bộ tài khoản (SCIM) không thể gửi lại trực tiếp. Hãy xác minh bất kỳ lời mời nào không mong đợi với nhóm CNTT của bạn trước khi đăng nhập.

Tài khoản là thứ mà nhân viên sử dụng để đăng nhập vào ChatGPT. Một không gian làm việc chứa các cuộc trò chuyện, nội dung và cài đặt của họ. Một tài khoản có thể truy cập các không gian làm việc cá nhân và công ty riêng biệt. Tham gia một không gian làm việc của công ty và di chuyển nội dung cá nhân là các hành động riêng biệt.

Hiểu những gì nhân viên sẽ thấy

Nhân viên có thể thấy các tùy chọn đăng nhập và quy trình giới thiệu khác nhau tùy thuộc vào lời mời, gói không gian làm việc và tài khoản hiện có của họ. Sử dụng bảng dưới đây để giải thích trải nghiệm áp dụng cho họ.

Xem xét đăng nhập và cung cấp

Thay đổi địa chỉ email trên tài khoản cá nhân không nhất thiết làm cho email công việc trước đó có thể sử dụng cho tài khoản mới hoặc cung cấp đồng bộ tài khoản (SCIM). Việc sử dụng đăng nhập một lần (SSO) trước đó cũng có thể tiếp tục ảnh hưởng đến quyền truy cập sau khi một miền đã được xác minh bị xóa. Liên hệ với Hỗ trợ OpenAI trước khi thực hiện các thay đổi. Không xóa một miền đã được xác minh hoặc tạo một tài khoản thay thế như một giải pháp tạm thời.

Ở nơi mà việc tạo tài khoản tự động có sẵn cho Enterprise hoặc Edu, việc đăng nhập bằng email công ty đã được xác minh có thể kích hoạt cùng trải nghiệm di chuyển. Đối với các gói Enterprise, việc tạo tài khoản tự động được bật theo mặc định cho workspace đủ điều kiện đầu tiên được tạo trong một tenant mới. Xem xét và chuẩn bị cho nhân viên bị ảnh hưởng trước khi áp dụng một tên miền đã được xác minh cho workspace. Đối với các cài đặt mặc định và kiểm soát của workspace, xem:Quản lý người thuê của bạn trong Bảng điều khiển Quản trị.

Việc tạo tài khoản tự động không kích hoạt lại quyền thành viên trong không gian làm việc đã bị gỡ hoặc bị vô hiệu. Nếu bạn thấy “Không tìm thấy tài khoản ChatGPT hợp lệ,” hãy yêu cầu chủ sở hữu hoặc quản trị viên không gian làm việc xác nhận quyền của bạn và mời bạn lại.

Trên các gói Doanh nghiệp, việc tạo tài khoản tự động cung cấp đầy đủ chỗ làm việc theo các điều khoản thanh toán thông thường của tổ chức bạn. Một người dùng được thêm vào không gian làm việc có thể sử dụng chỗ mặc dù quyền truy cập từ nhà cung cấp danh tính của họ ngăn việc đăng nhập. Nếu cùng một miền đã được xác thực được ánh xạ tới nhiều không gian làm việc, việc tạo tài khoản tự động có thể mời người đó vào nhiều không gian làm việc. Hãy xem xét việc ánh xạ miền và các cài đặt đã bật trước khi triển khai.

Xem xét các lựa chọn di cư và những tác động

Chọn cách xử lý nội dung cá nhân

Trước khi nhân viên di chuyển nội dung cá nhân, giải thích các tùy chọn có sẵn cho không gian làm việc đích của họ. Xác nhận xem họ có thể giữ không gian làm việc cá nhân riêng hay cần hoàn thành một bước di chuyển. Nếu nhân viên giữ không gian làm việc cá nhân riêng, bất kỳ đăng ký cá nhân nào cũng tiếp tục cho đến khi bị hủy. Xem lại nội dung được hỗ trợ, các loại trừ và các tác động về quyền truy cập với họ trước khi họ tiếp tục. Để biết chi tiết, xem:tùy chọn di chuyển không gian làm việc cá nhân.

Nếu một không gian làm việc Doanh nghiệp nâng cấp lên Enterprise, không gian làm việc Doanh nghiệp đó sẽ không được hợp nhất. Một nhân viên vẫn có thể nhận được lời nhắc di chuyển không gian làm việc cá nhân riêng biệt trong quá trình onboarding Enterprise.

Khi một lời mời Doanh nghiệp hoặc Giáo dục sử dụng miền công ty đã được xác minh, một nhân viên có không gian làm việc cá nhân hiện có dưới cùng email tài khoản có thể cần hoàn tất bước di chuyển trước khi tham gia. Tùy thuộc vào các tùy chọn có sẵn, nhân viên có thể hợp nhất không gian làm việc cá nhân của họ để sao chép nội dung được hỗ trợ vào không gian làm việc công ty hoặc xuất và xóa dữ liệu cá nhân của họ. Một lời mời sử dụng miền chưa được xác minh hoặc miền ngoại thường không kích hoạt việc di chuyển.

Xem xét nội dung và đăng ký

• Trò chuyện và lưu trữ dữ liệu: Các yêu cầu về lưu trữ dữ liệu có thể ngăn chặn việc chuyển các cuộc trò chuyện cá nhân sang không gian làm việc của công ty. Nếu việc chuyển không khả dụng, hãy xuất dữ liệu quan trọng từ không gian làm việc cá nhân trước khi bắt đầu quá trình di chuyển và xác nhận rằng tệp đã tải xuống có thể mở được. Tính năng xuất dữ liệu tự phục vụ không có sẵn trong không gian làm việc ChatGPT Business hoặc Enterprise. Nếu việc xuất thất bại, hãy dừng lại và liên hệ với Bộ phận Hỗ trợ của OpenAI.

• GPTs: GPTs đã được di chuyển là riêng tư và không tự động chia sẻ với các thành viên khác trong không gian làm việc. Nếu một GPT trước đây đã được chia sẻ thông qua liên kết công khai hoặc được xuất bản trong Cửa hàng GPT, bản sao đã di chuyển của nó phải được chia sẻ lại để người khác có thể sử dụng. Các tùy chọn chia sẻ có sẵn phụ thuộc vào cài đặt của không gian làm việc đích và quyền hạn của người dùng.

• Đăng ký: Một gói đăng ký Plus hoặc Pro đủ điều kiện được thanh toán qua web có thể bị hủy và hoàn tiền thông qua quy trình di chuyển được hiển thị. Một gói đăng ký mua qua Apple hoặc Google có thể yêu cầu hủy riêng.

• Nội dung cá nhân: Xác nhận tài khoản và không gian làm việc cá nhân nào chứa các cuộc trò chuyện và GPT bị ảnh hưởng trước khi chấp nhận lời nhắc di chuyển. Nhân viên không thể chọn từng cuộc trò chuyện, dự án hoặc tệp để chuyển.

• Các trang: Các trang không được chuyển trong các cuộc di cư từ cá nhân sang Doanh nghiệp hoặc từ cá nhân sang Doanh nghiệp Cao cấp.

Để xem danh sách đầy đủ các nội dung được hỗ trợ và các trường hợp loại trừ, xem:hướng dẫn di chuyển không gian làm việc cá nhân.

Hiểu truy cập sau khi di cư

Việc di chuyển sao chép đã hỗ trợ nội dung cá nhân vào không gian làm việc của công ty và vô hiệu hóa không gian làm việc cá nhân. Không có tùy chọn hoàn tác để di chuyển nội dung không gian làm việc của công ty trở lại không gian làm việc cá nhân. Nếu một không gian làm việc Doanh nghiệp sau đó bị vô hiệu hóa, một quy trình phục hồi riêng biệt có thể kích hoạt lại không gian làm việc cá nhân ban đầu và dữ liệu của nó. Điều này không khôi phục quyền truy cập Doanh nghiệp hoặc sao chép hoạt động của Doanh nghiệp trở lại.

Sau khi di chuyển, các cuộc trò chuyện và GPT sẽ phụ thuộc vào các chính sách truy cập và lưu giữ của không gian làm việc công ty. Nếu một nhân viên rời đi hoặc mất quyền truy cập không gian làm việc, họ cũng có thể mất quyền truy cập vào nội dung đó.

Kế hoạch cho việc truy cập tài khoản cá nhân

Việc truy cập tài khoản cũng quan trọng sau khi onboard. Một không gian làm việc cá nhân dưới email công việc không giống như một tài khoản riêng sử dụng địa chỉ email mà nhân viên sở hữu cá nhân. Việc giữ các không gian làm việc riêng biệt không khiến quyền truy cập của nhân viên vào tài khoản đó trở nên độc lập với địa chỉ email công ty.

Đối với mục đích cá nhân, nên khuyên dùng một tài khoản riêng với địa chỉ email mà nhân viên tự sở hữu và kiểm soát. Nhân viên nên giữ các cuộc trò chuyện và dữ liệu cá nhân trong tài khoản đó thay vì tài khoản liên kết với email công việc hoặc công ty.

Khi kết thúc công việc, nhân viên có thể mất quyền truy cập vào tài khoản hoặc không gian làm việc bị ảnh hưởng và dữ liệu của nó nếu họ mất quyền truy cập vào tài khoản email công ty hoặc không gian làm việc của công ty. Nội dung trong không gian làm việc của công ty sẽ không được chuyển về không gian làm việc cá nhân. Hãy giải thích những hậu quả về quyền truy cập này trước khi nhân viên hoàn tất quá trình hội nhập hoặc di chuyển.

Cho nhân viên biết những gì cần mong đợi

Trước khi triển khai, hãy nói với nhân viên:

• Địa chỉ email nào sẽ nhận lời mời.

• Chọn không gian làm việc của công ty nào.

• Nên sử dụng phương thức đăng nhập nào nếu không gian làm việc yêu cầu đăng nhập một lần (SSO).

• Liệu có thể xuất hiện một thông báo di chuyển không gian làm việc cá nhân hay không.

• Liên hệ với ai trước khi đưa ra quyết định về cuộc trò chuyện, GPT hoặc đăng ký.

Đừng cho rằng mọi email mời, thời gian giao hàng hoặc nhắc nhở di chuyển đều có thể tùy chỉnh.

Kiểm tra việc triển khai của bạn với một nhóm nhỏ

Mời một nhóm nhỏ bao gồm những nhân viên có tài khoản cá nhân, Plus hoặc Pro hiện có khi phù hợp. Kiểm tra lời mời, email tài khoản, không gian làm việc của công ty, phương thức đăng nhập, lựa chọn di chuyển, hạn chế về nơi lưu trữ dữ liệu và hướng dẫn đăng ký trước khi mời tất cả mọi người.

Để đăng nhập công ty, xem:Thiết lập đăng nhập một lần (SSO) cho các sản phẩm của OpenAI.

Để đăng nhập vào không gian làm việc ChatGPT Business, xem:Thiết lập đăng nhập một lần cho ChatGPT Business.

Nếu bạn dự định đồng bộ người dùng từ nhà cung cấp danh tính của mình, hãy xem:Cung cấp và quản lý đồng bộ tài khoản (SCIM).

Nếu lịch sử không gian làm việc hoặc tài khoản có vẻ bị mất, xem:Khắc phục sự cố đăng nhập một lần (SSO), truy cập không gian làm việc và xác minh tên miền.