Tổng quan

Ứng dụng SharePoint cho phép ChatGPT tìm kiếm và tham chiếu SharePoint cũng như nội dung OneDrive được hỗ trợ cho công việc hoặc trường học mà tài khoản Microsoft của bạn đã có quyền truy cập. Các tài khoản OneDrive cá nhân không được ứng dụng SharePoint hỗ trợ. Các hành động có sẵn phụ thuộc vào cài đặt của tổ chức bạn.

Các quản trị viên workspace Doanh nghiệp và Giáo dục đủ điều kiện có thể cấu hình đồng bộ SharePoint do quản trị viên quản lý để lập chỉ mục nội dung được chọn cho workspace của họ. Kết nối tài khoản Microsoft của riêng bạn cung cấp quyền truy cập trực tiếp, nhưng nó không tạo chỉ mục đồng bộ cá nhân.

Để có cái nhìn tổng quan về các ứng dụng đã kết nối, hãy xem:Các ứng dụng được kết nối trong ChatGPT.

Khả năng sẵn có

Khả dụng của SharePoint phụ thuộc vào gói ChatGPT của bạn, vị trí, cài đặt không gian làm việc, tài khoản Microsoft của bạn và các chính sách Microsoft Entra của tổ chức bạn.

Đồng bộ SharePoint do quản trị viên quản lý chỉ có sẵn trong các không gian làm việc Doanh nghiệp và Giáo dục đủ điều kiện và các khu vực được hỗ trợ. Tài khoản cá nhân và riêng lẻ không thể cấu hình đồng bộ SharePoint.

Để biết các vùng lưu trữ dữ liệu trong không gian làm việc hỗ trợ đồng bộ SharePoint do quản trị viên quản lý, hãy xem:Các ứng dụng do quản trị viên quản lý có đồng bộ trong ChatGPT.

Kết nối SharePoint

1. MởTiện ích mở rộnghoặcỨng dụng, tùy thuộc vào các tùy chọn có sẵn trong phiên bản ChatGPT của bạn.

2. TìmSharePointvà chọn tùy chọn để kết nối tài khoản của bạn.

3. Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft công việc hoặc trường học có thể truy cập các trang SharePoint hoặc các tệp OneDrive cho công việc hoặc trường học được hỗ trợ mà bạn muốn sử dụng.

4. Xem xét các quyền Microsoft được yêu cầu và hoàn tất quy trình cấp quyền.

5. Quay lại ChatGPT.

Nếu tổ chức của bạn yêu cầu sự đồng ý của quản trị viên, quản trị viên Microsoft Entra của bạn phải phê duyệt các quyền trước khi kết nối có thể được sử dụng.

Để biết hướng dẫn quản lý tài khoản chung, xem:Kết nối và quản lý tài khoản ứng dụng trong ChatGPT.

Sử dụng SharePoint trong một cuộc trò chuyện

Sau khi kết nối SharePoint, hãy yêu cầu ChatGPT tìm, tóm tắt hoặc so sánh các tệp mà tài khoản Microsoft của bạn đã kết nối có thể truy cập.

Ví dụ bao gồm:

• Tìm kế hoạch dự án mới nhất trong SharePoint và tóm tắt các quyết định còn mở.

• So sánh hai tài liệu đề xuất trên trang SharePoint của nhóm kinh doanh của chúng ta.

• Soạn thảo bản cập nhật điều hành sử dụng các tài liệu ra mắt mà tôi có thể truy cập.

• Tạo một thư mục cho dự án này trong thư viện SharePoint đã được phê duyệt.

Tùy thuộc vào các quyền được tổ chức của bạn phê duyệt và các hành động được bật trong ChatGPT, ứng dụng SharePoint trực tiếp cũng có thể hỗ trợ các hành động như:

• Đang tạo thư mục.

• Đang tải lên hoặc cập nhật tệp.

• Quản lý các liên kết chia sẻ.

• Làm việc với các danh sách và trang SharePoint được hỗ trợ.

Một quyền Microsoft đã được phê duyệt không tự động kích hoạt mọi hành động tương ứng. Quản trị viên không gian làm việc ChatGPT của bạn phải bật riêng các hành động mà tổ chức của bạn muốn cho phép. ChatGPT có thể yêu cầu bạn xác nhận các hành động thay đổi nội dung SharePoint.

Hiểu các quyền trên SharePoint

ChatGPT chỉ truy xuất nội dung mà tài khoản Microsoft liên quan hoặc thành viên được ủy quyền của không gian làm việc đã được phép truy cập. Cài đặt quyền truy cập SharePoint, OneDrive, thành viên nhóm Microsoft 365 và không gian làm việc vẫn tiếp tục được áp dụng.

Chủ sở hữu hoặc quản trị viên workspace ChatGPT quản lý khả năng ứng dụng và các hành động. Quản trị viên Microsoft Entra cấp các quyền cần thiết của Microsoft cho những hành động đó. Những vai trò này có thể được nắm giữ bởi những người khác nhau.

Để biết thêm thông tin về các kiểm soát không gian làm việc, xem:Quản lý của quản trị viên, bảo mật và tuân thủ cho các plugin và ứng dụng.

Xem lại quyền truy cập SharePoint trực tiếp

Để truy cập SharePoint trực tiếp, hãy bật Sites.Read.All và Files.Read.All trong cả cài đặt quyền của ChatGPT và Microsoft Entra. Chỉ bật các quyền này trong ChatGPT không hoàn tất việc ủy quyền của Microsoft. Xem xét các quyền sau để truy cập SharePoint trực tiếp:

• User.Read: Đọc hồ sơ cơ bản của người dùng đã đăng nhập.

• offline_access: Duy trì kết nối được ủy quyền mà không yêu cầu người dùng đăng nhập cho mỗi yêu cầu.

• Files.Read.All: Đọc các tệp mà người dùng đã đăng nhập có thể truy cập.

• Files.ReadWrite.All: Cập nhật hoặc quản lý các tệp mà người dùng đã đăng nhập có thể truy cập khi các hành động ghi được bật.

• Sites.Read.All: Đọc nội dung từ các trang SharePoint mà người dùng đã đăng nhập có thể truy cập.

• Sites.ReadWrite.All: Quản lý các danh sách, mục, trang, siêu dữ liệu hoặc các nguồn lực khác được hỗ trợ của SharePoint khi các hành động đó được bật.

• Sites.Selected: Không được hỗ trợ cho tìm kiếm SharePoint trực tiếp.

Các quyền chính xác được yêu cầu phụ thuộc vào cấu hình của tổ chức bạn và các hành động có sẵn. Một quyền chỉ nên được cấp khi tổ chức của bạn dự định cho phép một hành động yêu cầu quyền đó.

Để hạn chế quyền truy cập vào các bộ sưu tập site SharePoint, hãy sử dụng danh sách cho phép hoặc danh sách cấm của ChatGPT. OpenAI thực thi các hạn chế này; chúng không thay thế các quyền được ủy quyền cần thiết của Microsoft. Để xem hướng dẫn cài đặt, hãy xem:Quản lý quyền truy cập trang SharePoint và loại trừ nhãn nhạy cảm.

Phê duyệt quyền Microsoft

Những bước này mô tảTiện ích mở rộnggiao diện quản trị. Nếu không gian làm việc của bạn sử dụngỨng dụngquản trị, đi tớiCài đặt không gian làm việc > Ứng dụng, chọnSharePoint, và sau đó chọnQuyền Microsoft. Tiếp tục với việc xem xét quyền và phê duyệt của Microsoft bên dưới.

Để mởỨng dụngtrang từBảng điều khiển quản trị, chọn không gian làm việc ChatGPT mong muốn, mởTiện ích mở rộng, và chọnQuản lý ứng dụng cũ.

1. Đăng nhập vào ChatGPT với tư cách là chủ sở hữu hoặc quản trị viên không gian làm việc.

2. Đi đếnBảng điều khiển quản trị, chọn không gian làm việc ChatGPT mong muốn, và mởTiện ích mở rộng.

3. ChọnCấu hình quyền Microsoftđể xem xét yêu cầu kết hợp cho các ứng dụng Microsoft trong không gian làm việc của bạn.

4. Xem xét các quyền Microsoft được liệt kê và các hành động ChatGPT liên quan đến từng quyền.

5. Chỉ chọn các quyền mà tổ chức của bạn dự định cấp.

Hoàn tất phê duyệt của quản trị viên Microsoft

1. Tiếp tục đến Microsoft Entra và đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên có thể cấp quyền đồng ý trên toàn tổ chức.

2. Xác nhận tổ chức và ứng dụng ChatGPT/OpenAI đã được xác minh.

3. Xem xét toàn bộ yêu cầu đã chọn và hoàn tất quy trình đồng ý của Microsoft.

4. Quay lại ChatGPT và xác nhận rằng việc xem xét quyền đã hoàn tất.

Nếu Microsoft Entra không mở, hãy cho phép các cửa sổ bật lên cho ChatGPT và thử lại. Màn hình chấp thuận của Microsoft sẽ phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu quyền đã chọn tổng thể; nó không cung cấp các hộp kiểm riêng cho từng quyền trên màn hình đó.

Việc chấp thuận quyền Microsoft không kết nối tài khoản Microsoft của thành viên hoặc tự động kích hoạt các hành động trong ChatGPT. Quản trị viên không gian làm việc phải xem xét riêngHành động,Quyền truy cập vai trò, và các cài đặt không gian làm việc liên quan nếu có.

Thiết lập đồng bộ SharePoint do quản trị viên quản lý

Đồng bộ SharePoint do quản trị viên quản lý cho phép chủ sở hữu hoặc quản trị viên của không gian làm việc Enterprise hoặc Edu đủ điều kiện chọn nội dung SharePoint để lập chỉ mục cho không gian làm việc. Các thành viên không tạo kết nối SharePoint đồng bộ riêng lẻ.

Chỉ mục do quản trị viên quản lý sử dụng quyền ứng dụng Microsoft được tổ chức phê duyệt để đánh giá các tệp, site, nhóm Microsoft 365 và kiểm soát truy cập. Mỗi thành viên chỉ có thể truy xuất nội dung mà họ đã được phép truy cập.

Chuẩn bị không gian làm việc và tenant của Microsoft

Trước khi bắt đầu:

• Xác nhận rằng đồng bộ SharePoint do quản trị viên quản lý có sẵn cho không gian làm việc và khu vực của bạn.

• Đăng nhập với tư cách là chủ sở hữu hoặc quản trị viên không gian làm việc ChatGPT.

• Phối hợp với quản trị viên Microsoft Entra và, khi cần, một quản trị viên SharePoint.

• Quyết định các trang và thư mục SharePoint nào nên được lập chỉ mục.

• Xem lại các nhãn độ nhạy của Microsoft Purview và các hạn chế nguồn của tổ chức bạn.

• Xác nhận rằng tài khoản Microsoft được sử dụng để thiết lập có các quyền cần thiết để cấu hình các nguồn SharePoint đã chọn.

Xem xét các quyền do quản trị viên quản lý bổ sung

Đồng bộ SharePoint do quản trị viên quản lý có thể yêu cầu thêm quyền Microsoft:

• Group.Read.All: Đọc các nhóm Microsoft 365 được sử dụng trong quyền truy cập tệp.

• GroupMember.Read.All: Đọc các thành viên nhóm được sử dụng để xác định quyền truy cập hiệu quả.

• User.Read.All: Đọc thông tin người dùng cần thiết để xác định và thực thi các quyền truy cập.

• Sites.FullControl.All: Đọc các phân cấp quyền của SharePoint và hỗ trợ đánh giá quyền chính xác cũng như lập chỉ mục do quản trị viên quản lý.

• Sites.Selected: Hỗ trợ cấu hình site được chọn khi có thể.

• SensitivityLabels.Read.All: Đọc thông tin nhãn nhạy cảm khi cấu hình nhận biết nhãn được sử dụng.

Sites.FullControl.All là một quyền Microsoft rộng, vì vậy quản trị viên Microsoft Entra của bạn nên xem xét nó theo các yêu cầu bảo mật của tổ chức. Đồng bộ SharePoint do quản trị viên quản lý sử dụng quyền này để xử lý quyền truy cập SharePoint một cách chính xác; việc cấp quyền này không có nghĩa là các thành viên trong workspace có thể xem các tệp ngoài các quyền SharePoint hiện có của họ.

Sites.Selected có thể xuất hiện cho các quy trình làm việc tương thích hoặc quy trình làm việc trang đã chọn, nhưng nó không thay thế các quyền khác cần thiết cho đồng bộ do quản trị viên quản lý.

Cấu hình kết nối do quản trị viên quản lý

1. Đi đếnBảng điều khiển quản trị, chọn không gian làm việc ChatGPT mong muốn, và mởTiện ích mở rộng. Mở plugin bao gồmSharePoint.

2. MởSharePointcài đặt và xác nhận rằng ứng dụng đã được bật cho không gian làm việc.

3. Đánh giáQuyền truy cập vai trònếu không gian làm việc của bạn hỗ trợ kiểm soát truy cập dựa trên vai trò.

4. Nếu bạn thấyTìm kiếm theo chỉ mục, chọnThiết lập.

Phê duyệt kết nối và chọn nội dung

1. Đăng nhập bằng tài khoản quản trị Microsoft thích hợp khi được yêu cầu.

2. Xem xét và phê duyệt các quyền Microsoft được yêu cầu cho quyền truy cập do quản trị viên quản lý.

3. Chọn các site hoặc thư mục SharePoint mà tổ chức của bạn muốn bao gồm, hoặc chọn tất cả nội dung được hỗ trợ nếu điều đó phù hợp với việc triển khai đã được phê duyệt của bạn.

4. Áp dụng lọc nhãn nhạy cảm của Microsoft Purview khi có sẵn và được yêu cầu bởi chính sách của tổ chức bạn.

5. Hoàn tất cài đặt và để thời gian cho chỉ mục ban đầu được tạo.

Nếu một kết nối SharePoint hiện có yêu cầu quyền Microsoft được cập nhật, hãy sử dụng lời nhắc cấp quyền lại trong cài đặt ứng dụng khi có sẵn. Ngắt kết nối và tạo lại kết nối do quản trị viên quản lý có thể yêu cầu phải xây dựng lại chỉ mục.

Chọn nội dung SharePoint và OneDrive

Các site và thư mục được quản trị viên chọn xác định phạm vi lập chỉ mục. Quyền hiện có trong SharePoint và Microsoft 365 xác định những kết quả đã được lập chỉ mục mà mỗi thành viên trong không gian làm việc có thể truy xuất.

Đồng bộ SharePoint do quản trị viên quản lý có thể bao gồm nội dung OneDrive cho công việc hoặc trường học được hỗ trợ khi quản trị viên chọn tất cả nội dung được hỗ trợ và các quyền SharePoint cần thiết được cấp. OneDrive cá nhân không được hỗ trợ. OneDrive không được bao gồm trong các luồng chọn site và thư mục không hỗ trợ chọn nguồn từ OneDrive.

Chỉ một kết nối đồng bộ SharePoint do quản trị viên quản lý được hỗ trợ cho mỗi không gian làm việc.

Nội dung được hỗ trợ và các hạn chế

SharePoint hỗ trợ các loại tệp phổ biến như .txt, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx và .csv.

Các giới hạn bổ sung bao gồm:

• Kích thước tệp tối đa được hỗ trợ là 100 MB cho mỗi tệp.

• Chỉ mục do quản trị viên quản lý dựa trên nội dung tệp được hỗ trợ. Các trang site SharePoint không được lập chỉ mục bởi đồng bộ do quản trị viên quản lý. Ứng dụng trực tiếp có thể tạo hoặc quản lý các trang site được hỗ trợ khi các hành động được bật.

• Việc lập chỉ mục ban đầu có thể mất hàng giờ hoặc lâu hơn, tùy thuộc vào kích thước và độ phức tạp của môi trường SharePoint được chọn.

• Một số kết quả có thể bị thiếu trong khi việc lập chỉ mục vẫn đang tiến hành.

• Các cập nhật đối với tệp, thành viên nhóm hoặc quyền có thể mất thời gian để xuất hiện sau khi có thay đổi.

• Các tệp được bảo vệ bằng nhãn Microsoft Purview áp dụng mã hóa hoặc hạn chế truy cập sẽ không được lập chỉ mục.

• Các hạn chế về trang web, bộ lọc nhãn độ nhạy và các điều khiển lập chỉ mục do quản trị viên quản lý khác áp dụng cho kết nối đã được lập chỉ mục. Chúng không tự động hạn chế kết nối SharePoint trực tiếp được bật riêng.

Khi quyền truy cập SharePoint trực tiếp và lập chỉ mục do quản trị viên quản lý đều được bật, hãy xem xét từng kết nối một cách riêng biệt. Một hành động trực tiếp có thể truy cập nội dung khác đã có sẵn cho tài khoản công việc hoặc trường học đã đăng nhập.

Khắc phục sự cố SharePoint

Đối với các vấn đề kết nối chung, xem:Khắc phục sự cố ứng dụng trong ChatGPT.

SharePoint không xuất hiện

Xác nhận rằng SharePoint có sẵn cho tài khoản của bạn và quản trị viên không gian làm việc của bạn đã bật ứng dụng. Trong một không gian làm việc được quản lý, hãy kiểm tra xemQuyền truy cập vai tròhoặc một chính sách miền được phê duyệt giới hạn ai có thể sử dụng nó.

Yêu cầu sự phê duyệt của quản trị viên Microsoft

Hãy yêu cầu một quản trị viên Microsoft Entra xem xét yêu cầu quyền. Một quản trị viên không gian làm việc ChatGPT có thể thấy những hành động SharePoint nào phụ thuộc vào từng quyền của Microsoft và vô hiệu hóa những hành động mà tổ chức của bạn không muốn phê duyệt.

Một hành động vẫn không hoạt động sau khi được phê duyệt

Xác nhận rằng:

• Hành động được bật trong ứng dụng SharePointHành độngcài đặt.

• Quyền cấp tương ứng vẫn tồn tại trong Microsoft Entra.

• Thành viên đã kết nối tài khoản Microsoft dự kiến.

• Thành viên đã kết nối lại tài khoản Microsoft của họ nếu các quyền mới được giới thiệu.

• Tài khoản Microsoft có quyền truy cập vào trang web, tệp hoặc thư mục liên quan.

Một tệp SharePoint bị thiếu

Kiểm tra rằng:

• Tệp tin là một loại được hỗ trợ và không vượt quá giới hạn kích thước.

• Nếu bạn đang sử dụng kết quả đã lập chỉ mục, tệp nằm trong phạm vi lập chỉ mục do quản trị viên quản lý.

• Thành viên có thể mở tệp trong SharePoint.

• Bất kỳ thay đổi quyền hạn gần đây nào đã có thời gian để làm mới.

Đồng bộ được quản lý bởi quản trị viên không khả dụng

Xác minh rằng không gian làm việc của bạn đủ điều kiện, rằng đồng bộ SharePoint được hỗ trợ ở khu vực bạn đã cấu hình, và rằng một quản trị viên Microsoft được ủy quyền đã phê duyệt các quyền ứng dụng cần thiết. Tài khoản ChatGPT cá nhân và riêng lẻ không thể kích hoạt đồng bộ SharePoint.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể kết nối SharePoint mà không bật đồng bộ không?

Vâng. Khi ứng dụng SharePoint có sẵn cho tài khoản của bạn, bạn có thể kết nối tài khoản Microsoft của mình để truy cập trực tiếp vào nội dung mà bạn được phép sử dụng. Đồng bộ do quản trị viên quản lý là một tính năng không gian làm việc riêng biệt.

Tôi có thể bật đồng bộ SharePoint cho tài khoản ChatGPT cá nhân của mình không?

Không. Đồng bộ SharePoint cá nhân không còn khả dụng. Chỉ những quản trị viên không gian làm việc đủ điều kiện mới có thể cấu hình đồng bộ SharePoint do quản trị viên quản lý.

Các thành viên có thể xem các tệp mà họ không thể mở trong SharePoint không?

Không. Quyền truy cập SharePoint và Microsoft 365 tiếp tục quyết định những gì mỗi thành viên có thể truy xuất.

Việc đồng bộ SharePoint có bao gồm OneDrive không?

Nó có thể bao gồm nội dung OneDrive for work hoặc school được hỗ trợ khi quản trị viên chọn tất cả nội dung được hỗ trợ và các quyền SharePoint cần thiết được cấp. OneDrive cá nhân không được hỗ trợ, và các luồng chọn site và thư mục không bao gồm OneDrive trừ khi tùy chọn đó được cung cấp rõ ràng.

Tại sao yêu cầu đồng bộ do quản trị viên quản lý lại cần Sites.FullControl.All?

Microsoft yêu cầu quyền truy cập vào các cấp phép của SharePoint để kết nối có thể đánh giá chính xác quyền truy cập tệp hiệu quả. Quản trị viên Microsoft Entra của bạn nên xem xét quyền rộng này trước khi phê duyệt. Các thành viên trong không gian làm việc vẫn không thể truy xuất các tệp mà họ không được phép truy cập.

Có thể bật các hành động SharePoint trực tiếp và đồng bộ được quản lý bởi quản trị viên cùng lúc không?

Vâng. Họ sử dụng các đường dẫn và kiểm soát cấp phép khác nhau. Các hạn chế trang do quản trị viên quản lý và bộ lọc nhãn nhạy cảm không tự động giới hạn kết nối SharePoint trực tiếp riêng biệt.