Tổng quan

Ứng dụng Google Drive kết nối ChatGPT với các tệp và thư mục mà tài khoản Google của bạn có thể truy cập. Tùy thuộc vào quyền bạn cấp và các hành động mà không gian làm việc của bạn cho phép, bạn có thể tìm kiếm tệp, tham khảo Google Docs, Sheets và Slides, và sử dụng các hành động được hỗ trợ trong các cuộc trò chuyện của mình.

Các quản trị viên không gian làm việc đủ điều kiện cũng có thể cấu hình đồng bộ do quản trị viên quản lý để tạo nguồn kiến thức Google Drive được lập chỉ mục. Một kết nối cá nhân hoặc riêng lẻ chỉ cung cấp quyền truy cập trực tiếp; nó không tạo ra chỉ mục đồng bộ cá nhân.

Để có cái nhìn tổng quan về các ứng dụng đã kết nối, xem:Các ứng dụng được kết nối trong ChatGPT.

Khả năng sẵn có

Khả năng truy cập Google Drive phụ thuộc vào gói ChatGPT của bạn, vị trí, cài đặt không gian làm việc và chính sách của Google Workspace. Nếu bạn thuộc một không gian làm việc được quản lý, quản trị viên của bạn có thể cần bật ứng dụng hoặc phê duyệt các hành động mà bạn muốn sử dụng.

Đồng bộ do quản trị viên quản lý chỉ có sẵn cho các không gian làm việc được quản lý đủ điều kiện. Các tài khoản ChatGPT cá nhân và riêng lẻ không thể cấu hình đồng bộ Google Drive.

Để biết các vùng lưu trữ dữ liệu trong Workspace hỗ trợ đồng bộ Google Drive do quản trị viên quản lý, hãy xem:Các ứng dụng do quản trị viên quản lý có đồng bộ trong ChatGPT.

Kết nối Google Drive

1. MởTiện ích mở rộnghoặcỨng dụng, tùy thuộc vào các tùy chọn có sẵn trong phiên bản ChatGPT của bạn.

2. TìmGoogle Drivevà chọn tùy chọn để kết nối tài khoản của bạn.

3. Đăng nhập vào tài khoản Google mà bạn muốn sử dụng.

4. Xem lại các quyền của Google được yêu cầu cho các hành động có sẵn.

5. Hoàn tất quy trình ủy quyền của Google và quay lại ChatGPT.

Nếu bạn có nhiều hơn một tài khoản Google, hãy kết nối tài khoản có quyền truy cập vào các tệp bạn cần. Một không gian làm việc được quản lý cũng có thể giới hạn các miền email mà thành viên có thể kết nối.

Để được trợ giúp về việc chuyển đổi hoặc ngắt kết nối tài khoản, hãy xem:Kết nối và quản lý tài khoản ứng dụng trong ChatGPT.

Sử dụng Google Drive trong một cuộc trò chuyện

Sau khi kết nối Google Drive, bạn có thể yêu cầu ChatGPT tìm hoặc làm việc với các tệp mà bạn có quyền truy cập. Các thao tác trên Google Docs, Sheets và Slides có sẵn thông qua ứng dụng Google Drive thay vì các ứng dụng riêng lẻ.

Tùy thuộc vào gói của bạn, quyền hạn và cài đặt không gian làm việc, hãy thử các câu lệnh như:

• “Tìm kế hoạch dự án mới nhất trong Google Drive của tôi và tóm tắt các bước tiếp theo.”

• So sánh hai bảng tính ngân sách mà tôi đã chia sẻ tuần trước.

• “Sử dụng ghi chú ra mắt trong Google Drive của tôi để soạn một bản cập nhật ngắn cho khách hàng.”

• Cập nhật tài liệu này với các mục hành động từ cuộc họp của chúng ta.

Các hành động thay đổi một tệp, chẳng hạn như tạo, cập nhật, di chuyển, chia sẻ hoặc xóa nó, yêu cầu các quyền tương ứng của Google và phải có sẵn trong không gian làm việc của bạn. ChatGPT có thể yêu cầu bạn xác nhận một hành động trước khi thực hiện nó.

Quản lý quyền trên Google Drive

Quyền truy cập của Google xác định những gì tài khoản được kết nối có thể truy cập. ChatGPT không thể sử dụng các tệp mà tài khoản Google được kết nối không thể mở.

Trong một không gian làm việc được quản lý, quản trị viên ChatGPT kiểm soát các hành động Google Drive nào có sẵn. Một quản trị viên Google Workspace riêng biệt kiểm soát việc liệu ứng dụng ChatGPT/OpenAI có được tin cậy hoặc phê duyệt cho các phạm vi Google OAuth mà những hành động đó yêu cầu hay không. Các vai trò này có thể do những người khác nhau nắm giữ.

Để biết thông tin về các điều khiển hành động trong không gian làm việc, xem:Quản lý của quản trị viên, bảo mật và tuân thủ cho các plugin và ứng dụng.

Nếu một hành động được bật trong ChatGPT nhưng phạm vi tương ứng của Google bị chặn, bạn có thể gặp lỗi ủy quyền khi kết nối, kết nối lại hoặc sử dụng hành động đó. Quản trị viên Google Workspace của bạn có thể phê duyệt phạm vi cần thiết, hoặc quản trị viên workspace ChatGPT của bạn có thể tắt hành động phụ thuộc vào nó.

Ứng dụng Google Drive có thể yêu cầu các quyền khác nhau để đọc tệp, xem siêu dữ liệu tệp hoặc tạo và cập nhật tệp. Các hành động của Google Docs, Sheets và Slides có thể yêu cầu quyền bổ sung cho các loại tệp tương ứng của chúng.

Để biết chi tiết về quyền riêng tư, quyền truy cập và việc sử dụng dữ liệu cụ thể của Google, bao gồm Bộ nhớ và các quyền kiểm soát của nhà cung cấp, hãy xem:Câu hỏi thường gặp về kiểm soát dữ liệu ứng dụng Google.

Để được hướng dẫn chung về quyền riêng tư, xem:Các ứng dụng được kết nối trong ChatGPT.

Thiết lập đồng bộ Google Drive do quản trị viên quản lý

Đồng bộ do quản trị viên quản lý cho phép một không gian làm việc đủ điều kiện lập chỉ mục nội dung Google Drive đã chọn mà không yêu cầu mọi thành viên thiết lập kết nối đồng bộ cá nhân. Một tài khoản dịch vụ Google Workspace truy cập nội dung được phê duyệt thay mặt cho quản trị viên, trong khi quyền trên tệp và nhóm Google Drive vẫn xác định kết quả nào mà mỗi thành viên không gian làm việc có thể thấy.

Trước khi bắt đầu, hãy xác nhận rằng:

• Không gian làm việc ChatGPT của bạn đủ điều kiện để đồng bộ Google Drive do quản trị viên quản lý.

• Bạn là chủ sở hữu hoặc quản trị viên của không gian làm việc ChatGPT.

• Một quản trị viên Google Workspace có thể cấu hình ủy quyền toàn miền và phê duyệt các phạm vi cần thiết.

• Tổ chức của bạn cho phép việc tạo và quản lý an toàn khóa tài khoản dịch vụ Google Cloud.

• Các tài khoản Google được sử dụng bởi thành viên của không gian làm việc có thể được ghép nối với các tài khoản không gian làm việc ChatGPT của họ.

Sử dụng cùng một miền Google Workspace cho Google Drive và không gian làm việc ChatGPT của bạn bất cứ khi nào có thể. Nếu các địa chỉ email đó không khớp, hãy làm theo hướng dẫn ghép tài khoản được nêu sau trong bài viết này.

Tạo một dự án Google Cloud và kích hoạt các API cần thiết

1. Đăng nhập vào Google Cloud bằng tài khoản có thể tạo dự án trong Google Workspace của tổ chức bạn.

2. Tạo hoặc chọn dự án mà tổ chức của bạn sẽ sử dụng để kết nối ChatGPT.

3. Đi đếnAPI & Dịch vụ>Thư viện.

4. Bật từng API sau đây:

• API Google Drive

• API Hoạt động Google Drive

• API SDK Quản trị

Tạo một tài khoản dịch vụ và tải xuống khóa của nó

1. Trong Google Cloud, mởAPI & Dịch vụvà sau đóChứng chỉ.

2. ChọnTạo thông tin đăng nhập, sau đóTài khoản dịch vụ.

3. Nhập tên và mô tả cho tài khoản dịch vụ, sau đó hoàn tất cài đặt.

4. Mở tài khoản dịch vụ mới và chọnChìa khóa.

5. ChọnThêm Khóa, sau đóTạo khóa mới, và chọnJSONnhư loại khóa.

6. Tải xuống khóa JSON và lưu trữ nó theo chính sách bảo mật của tổ chức bạn.

7. Mở chi tiết của tài khoản dịch vụ và ghi lại ID duy nhất của nó. Bạn sẽ cần giá trị này khi cấu hình ủy quyền toàn miền.

ChatGPT không yêu cầu bạn gán một vai trò IAM bổ sung của Google Cloud cho tài khoản dịch vụ chỉ để hoàn tất kết nối này. Tài khoản dịch vụ nhận quyền truy cập được phê duyệt thông qua ủy quyền toàn miền.

Nếu Google Cloud cho biết việc tạo khóa tài khoản dịch vụ bị vô hiệu hóa, hãy liên hệ với quản trị viên Google Cloud của tổ chức bạn. Không làm suy yếu chính sách bảo mật toàn tổ chức mà không có sự phê duyệt nội bộ cần thiết. Nếu được phê duyệt, quản trị viên có thể cấu hình một ngoại lệ phù hợp cho dự án và sau đó thử lại việc tạo khóa.

Cấu hình ủy quyền toàn miền

1. Đăng nhập vào bảng điều khiển quản trị Google bằng tài khoản có thể quản lýĐiều khiển API.

2. MởBảo mật, sau đóTruy cập và kiểm soát dữ liệu, và sau đóĐiều khiển API.

3. MởQuản lý Ủy quyền Toàn miềnvà chọnThêm mới.

4. Nhập ID duy nhất của tài khoản dịch vụ làm ID khách hàng.

5. Thêm các phạm vi OAuth cách nhau bằng dấu phẩy sau:https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.group.readonly, https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.group.member.readonly, https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly, https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.alias.readonly, https://www.googleapis.com/auth/drive.activity.readonly, https://www.googleapis.com/auth/drive.metadata.readonly, https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly, https://www.googleapis.com/auth/userinfo.profile, https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email

6. ChọnỦy quyền.

Các phạm vi thư mục cho phép ChatGPT đánh giá người dùng, bí danh và thành viên nhóm. Các phạm vi Drive cho phép các tệp, siêu dữ liệu và hoạt động đã được phê duyệt được lập chỉ mục. Các phạm vi hồ sơ và email giúp khớp người dùng Google Workspace đúng và xác thực tài khoản quản trị viên.

Cấu hình tài khoản quản trị viên Google Workspace

1. Trong bảng điều khiển quản trị Google, mởThư mục, và sau đó chọnNgười dùng.

2. Tạo hoặc xác định tài khoản quản trị Google Workspace mà tài khoản dịch vụ sẽ đại diện.

3. Mở các phân công vai trò của tài khoản.

4. Giao nhiệm vụ cần thiếtNhóm Đọc giả,Quản lý người dùng, vàQuản trị lưu trữvai trò.

5. Lưu các thay đổi.

Bạn sẽ cung cấp địa chỉ email của tài khoản quản trị này cho ChatGPT. Không nhập hoặc chia sẻ mật khẩu của tài khoản quản trị với ChatGPT.

Hoàn tất cài đặt trong ChatGPT

1. Đăng nhập vào ChatGPT với tư cách là chủ sở hữu hoặc quản trị viên không gian làm việc.

2. Đi đếnBảng điều khiển quản trị, chọn không gian làm việc ChatGPT mong muốn, và mởTiện ích mở rộng. Mở plugin bao gồmGoogle Drive. Nếu không gian làm việc của bạn sử dụngCài đặt không gian làm việc > Ứng dụng, chọnGoogle Driveở đó.

   Để mởỨng dụngtrang từBảng điều khiển quản trị, chọn không gian làm việc ChatGPT mong muốn, mởTiện ích mở rộng, và chọnQuản lý ứng dụng cũ.

3. MởGoogle Drivecài đặt. Nếu bạn thấyTìm kiếm theo chỉ mục, chọnThiết lập.

4. Nhập tên hiển thị cho kết nối do quản trị viên quản lý nếu được yêu cầu.

5. ChọnTải lên khóavà tải lên khóa JSON của tài khoản dịch vụ Google Cloud.

6. Nhập địa chỉ email quản trị Google Workspace cho tài khoản quản trị viên mà bạn đã cấu hình.

Chọn nội dung và hoàn tất thiết lập

1. Chọn có bao gồm My Drive của người dùng hay không.

2. Chọn các ổ đĩa chung để bao gồm hoặc loại trừ.

3. Chọn các thành viên trong không gian làm việc có thể sử dụng kết nối do quản trị viên quản lý.

4. Hoàn tất cài đặt và bắt đầu đồng bộ ban đầu.

Việc đồng bộ Google Drive được quản lý ở cấp độ không gian làm việc. Các thành viên không tự tạo hoặc bật kết nối Google Drive đồng bộ riêng của họ.

Chọn ổ đĩa chia sẻ để đưa vào

Bạn có thể cấu hình phạm vi ổ đĩa chia sẻ theo một trong ba cách sau:

• Bao gồm tất cả các ổ đĩa được chia sẻ.

• Bao gồm hầu hết các ổ chia sẻ và loại trừ các ID ổ chia sẻ cụ thể.

• Loại trừ các ổ đĩa chia sẻ theo mặc định và chỉ bao gồm các ID ổ đĩa chia sẻ mà bạn chỉ định.

Nếu quy trình thiết lập sử dụngBao gồm theo mặc địnhhoặcLoại trừ theo mặc định, chọn tùy chọn phù hợp với phạm vi dự định của tổ chức bạn. ID của ổ đĩa dùng chung xuất hiện trong URL của Google Drive của nó.

Xem xét liệu các My Drive của người dùng có nên được bao gồm trước khi bắt đầu đồng bộ. Một số cài đặt kết nối không thể thay đổi sau khi bắt đầu lập chỉ mục mà không tạo lại kết nối.

Đối chiếu tài khoản Google Workspace và ChatGPT

Việc đồng bộ do quản trị viên quản lý hoạt động tốt nhất khi mỗi thành viên sử dụng cùng một địa chỉ email công việc chính cho Google Workspace và ChatGPT.

Nếu tổ chức của bạn sử dụng các miền khác nhau, quản trị viên Google Workspace có thể thêm một địa chỉ email thay thế cho người dùng Google Workspace phù hợp:

1. Trong bảng điều khiển quản trị Google, mởThư mục, và sau đó chọnNgười dùng.

2. Mở người dùng cần quyền truy cập.

3. Thêm một địa chỉ email thay thế khớp với email đăng nhập ChatGPT của người dùng.

4. Lưu các thay đổi và thử kết nối lại.

Địa chỉ thay thế phải được cấu hình rõ ràng trong Google Workspace. Các địa chỉ Gmail được tạo với dấu cộng, chẳng hạn như [email protected], không cung cấp giải pháp thay thế được hỗ trợ cho việc đối chiếu tài khoản.

Một địa chỉ Gmail cá nhân không thể dùng làm nhận dạng quản trị viên cho kết nối Google Workspace do quản trị viên quản lý. Việc một tài khoản Google cá nhân có thể sử dụng một ứng dụng Google Drive riêng biệt phụ thuộc vào khả năng hiện tại của ứng dụng và các yêu cầu về tài khoản.

Hiểu thời gian đồng bộ và quyền truy cập

Chỉ mục ban đầu có thể mất hàng giờ hoặc lâu hơn tùy thuộc vào số lượng tệp và ổ đĩa chia sẻ nằm trong phạm vi. Một số nội dung có thể trở nên khả dụng trước khi toàn bộ chỉ mục hoàn tất.

Sau khi lập chỉ mục, ChatGPT sẽ định kỳ làm mới nội dung và quyền được phê duyệt. Việc cập nhật các tệp, quyền chia sẻ hoặc thành viên nhóm có thể mất thời gian để hiển thị.

Đồng bộ do quản trị viên quản lý không cho phép một thành viên truy cập các tệp mà họ không thể truy cập trong Google Drive. Việc bao gồm vào ổ đĩa chia sẻ cũng không ghi đè quyền truy cập tệp trên Google Drive.

Nếu cả quyền truy cập Google Drive trực tiếp và đồng bộ do quản trị viên quản lý đều được bật, hai trải nghiệm này có các quyền và kiểm soát khác nhau. Các hành động trực tiếp sử dụng tài khoản Google được kết nối của thành viên. Đồng bộ do quản trị viên quản lý sử dụng tài khoản dịch vụ do workspace quản lý và phạm vi lập chỉ mục do quản trị viên chọn.

Khắc phục sự cố Google Drive

Đối với các vấn đề kết nối chung, xem:Khắc phục sự cố ứng dụng trong ChatGPT.

Google Drive không xuất hiện

Kiểm tra xem Google Drive có sẵn cho gói và vị trí của bạn hay không, và xác nhận rằng quản trị viên không gian làm việc của bạn đã bật ứng dụng. Nếu tổ chức của bạn hạn chế các miền tài khoản, hãy sử dụng tài khoản Google được chấp thuận.

Quyền truy cập Google bị chặn

Hãy yêu cầu quản trị viên Google Workspace của bạn xem xét liệu ứng dụng ChatGPT/OpenAI có được tin cậy hoặc phê duyệt cho các phạm vi Google mà các hành động bạn đã bật yêu cầu hay không. Hãy yêu cầu quản trị viên ChatGPT của bạn vô hiệu hóa các hành động yêu cầu các phạm vi mà tổ chức của bạn không phê duyệt.

Cài đặt do quản trị viên quản lý không thể xác minh quản trị viên

Xác nhận rằng:

• ID khách hàng của tài khoản dịch vụ được ủy quyền cho ủy quyền trên toàn miền.

• Mọi phạm vi OAuth cần thiết đều được bao gồm, bao gồm userinfo.email và userinfo.profile.

• Email của quản trị viên thuộc cùng một Google Workspace.

• Tài khoản quản trị Google Workspace có các vai trò thư mục và lưu trữ cần thiết.

• Khóa JSON đã tải lên thuộc về tài khoản dịch vụ dự kiến.

Các tệp đang bị thiếu trong kết quả

Đối với đồng bộ do quản trị viên quản lý, hãy kiểm tra rằng:

• Tệp nằm trong My Drive hoặc ổ đĩa được chia sẻ đã bao gồm.

• Thành viên có quyền mở nó trong Google Drive.

• Việc đồng bộ ban đầu đã có thời gian để xử lý nó.

Để truy cập trực tiếp, hãy xác nhận rằng tài khoản Google đúng đã được kết nối.

Một tệp xuất hiện, nhưng ChatGPT không thể sử dụng nội dung của nó

Việc tìm tên tệp hoặc chi tiết tệp trên Google Drive không xác nhận rằng ChatGPT đã truy xuất nội dung hoặc có thể phân tích chúng cho nhiệm vụ bạn yêu cầu.

Để kiểm tra các định dạng được hỗ trợ và các bước tiếp theo, xem:Khắc phục sự cố ứng dụng trong ChatGPT.

Một thành viên không thể truy cập kết nối do quản trị viên quản lý

Xác minh rằng thành viên được bao gồm trong cài đặt quyền truy cập không gian làm việc của kết nối và rằng email ChatGPT của họ có thể được khớp với tài khoản Google Workspace đủ điều kiện hoặc bí danh đã cấu hình.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể bật đồng bộ Google Drive cho tài khoản ChatGPT cá nhân của mình không?

Không. Đồng bộ Google Drive cá nhân không còn khả dụng. Bạn vẫn có thể sử dụng kết nối Google Drive trực tiếp được hỗ trợ khi nó khả dụng cho tài khoản của bạn. Đồng bộ do quản trị viên quản lý yêu cầu một không gian làm việc đủ điều kiện.

Các thành viên có cần kết nối Google Drive riêng lẻ cho việc đồng bộ do quản trị viên quản lý không?

Không. Một quản trị viên cấu hình kết nối không gian làm việc và chọn ai có thể sử dụng nó. Một thành viên vẫn có thể kết nối tài khoản Google của riêng họ một cách riêng biệt khi các hành động Google Drive trực tiếp có sẵn.

Liệu ChatGPT có thể truy cập Google Docs, Sheets và Slides không?

Vâng. Các khả năng được hỗ trợ của Google Docs, Sheets và Slides có thể truy cập thông qua ứng dụng Google Drive. Việc truy cập phụ thuộc vào tài khoản được kết nối, các hành động đã được bật và các quyền của Google đã được phê duyệt.

Liệu một quản trị viên có thể giới hạn những ổ đĩa chia sẻ nào được lập chỉ mục không?

Vâng. Quản trị viên có thể bao gồm tất cả các ổ đĩa được chia sẻ, loại trừ các ổ đĩa được chia sẻ đã chọn, hoặc chỉ bao gồm các ổ đĩa được chia sẻ đã chọn. Các quyền đối với tệp và nhóm trong Google Drive vẫn được áp dụng.

Việc ngắt kết nối tài khoản Google của tôi có làm xóa chỉ mục do quản trị viên quản lý của không gian làm việc không?

Không. Ngắt kết nối Google Drive trực tiếp của bạn sẽ loại bỏ quyền truy cập thông qua kết nối đó, nhưng nó không xóa chỉ mục workspace được quản lý bởi quản trị viên riêng biệt. Chỉ quản trị viên workspace mới có thể quản lý kết nối đồng bộ ở cấp workspace.